La Foire Aux Questions

ProGBat est conforme à la loi anti-fraude à la TVA

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Voici un bref rappel de la loi :

  • Inaltérabilité : Toute facture ou règlement validé ne pourra plus être modifié ou supprimé.
  • Sécurisation : Un dispositif de contrôle électronique des documents permettra de garantir qu'aucune donnée n'a été modifiée frauduleusement et ultérieurement à la validation.
  • Conservation : Toutes vos factures et règlements saisis sont enregistrées et conservées dans votre base de donnée personnelle et sécurisée.
  • Archivage : Les données de facturation et de règlement doivent être clôturées au maximum chaque année, et archivées pendant 6 ans, durée de la prescription fiscale.

Consultez le texte de loi en cliquant ici.

L'application de la loi dans ProGBat.


L'application de la loi dans ProGBat a très peu d'incidences sur votre utilisation du logiciel :

  • Lorsque vous créez une facture, vous créez une facture provisoire, que vous pouvez modifier ou supprimer sans aucune contrainte.
  • Une fois votre facture provisoire terminée, cliquez simplement sur le bouton "Valider".
  • Elle devient automatiquement une facture réelle, inaltérable et sécurisée.
  • Une facture validée ne pourra plus être supprimée. C'est la condition d'inaltérabilité prévue par la loi.
  • Une facture validée peut-être modifiée, mais toute modification est enregistrée, conservant ainsi l'inaltérabilité de la facture originale.
  • Une facture validée est sécurisée par un cryptage électronique, c'est la condition de sécurisation prévue par la loi.
  • Pour les règlements, c'est encore plus simple.
  • Lorsque vous saisissez un règlement, il est immédiatement inaltérable et sécurisé.

Comment annuler une facture ou un règlement validé ?

  • La loi interdit de supprimer une facture ou un règlement, mais n'interdit pas de les annuler :
    • Pour annuler une facture, il suffit de cliquer sur "Annuler par un avoir". Un avoir est automatiquement créé, pour annuler légalement et comptablement la facture.
    • Pour annuler un règlement, il suffit de cliquer sur le bouton "Annuler le règlement".

Pour ce qui est des conditions de conservation et d'archivage, vous n'avez rien à faire, on s'occupe de tout.

  • Votre base de donnée est mise à jour en temps réel, et archivée chaque nuit sur des serveurs d'archivage sécurisés. C'est la condition de conservation prévue par la loi.
  • Enfin, vous devrez réaliser chaque année une clôture de vos facturations et règlements sur ProGBat. Cette clôture devra être archivée pendant 6 ans, à la disposition de l'administration dans le cadre d'un contrôle fiscal. C'est la condition d'archivage prévue par la loi.
    Une solution d'archivage est proposée par ProGBat, mais vous aurez toute liberté de choisir vos propres supports, conformes aux exigences de la loi.

Qu'en est-il de Word et Excel, et des logiciels non certifiés ?


L'utilisation d'un logiciel certifié pour réaliser vos devis, factures, et enregistrer les règlements de vos clients n'est pas une obligation absolue.

Pour savoir si vous êtes concerné par cette loi, et donc par l'utilisation d'un logiciel certifié, répondez à ces 5 questions sur le site de l'administration fiscale (France uniquement), et surtout, prenez conseil auprès de votre expert comptable :

https://www.impots.gouv.fr/portail/suis-je-oblige-davoir-un-logiciel-de-caisse-securise

Selon votre situation, vous pourrez donc continuer à utiliser un logiciel non certifié, votre tableur, ou votre facturier papier.
Mais dans le cadre d'un contrôle fiscal, le contrôleur appréciera certainement à sa juste valeur d'analyser des fichiers d'archive certifiés et formatés, plutôt qu'une masse de feuilles Excel et de factures papiers.

Quoi qu'il en soit, la décision d'utiliser ou non un logiciel certifié vous appartient, sous votre responsabilité, avec un risque potentiel d'une amende de 7500 euros si vous ne remplissez pas les conditions exigées par la loi.

L'attestation de conformité


Conformément à la loi, une attestation nominative de conformité à la loi anti-fraude est disponible sur votre espace client*. Ce certificat sera à présenter à l'administration fiscale en cas de contrôle sur votre obligation ou non d'utiliser un logiciel certifié.


Qu'est-ce-que le Cloud ?


Le Cloud, ou "Cloud computing", ou encore l'informatique en nuage, est un concept révolutionnaire, basé sur la technologie Internet.

Pour faire simple, le Cloud est la possibilité d'accéder à tout contenu, que se soit un logiciel, des données, des images, des vidéos, du son, et ce, 24h /24, quel que soit l'endroit où l'on se trouve... dans le Monde !

Votre ordinateur, votre tablette, votre smartphone, peuvent se connecter au Cloud pour utiliser une application (comme un jeu en ligne par exemple), visionner un film, mais également utiliser des logiciels tels que votre traitement de texte ou votre tableur favoris, ou encore votre logiciel de devis, facture et gestion de chantier ProGBat.

Le Cloud vous libère de toutes les contraintes matérielles et géographiques, et centralise, en toute sécurité, toutes les données et informations que vous souhaiter partager, de manière publique, ou privée.

Plus d'information sur notre blog

Qu'est ce qu'un SAAS, un logiciel en ligne, un logiciel "full web" ?


SAAS signifie "Software As A Service", littéralement "Logiciel Comme Un Service".
Le logiciel, et toutes les données qu’il contient, ne sont plus sur votre ordinateur ou le serveur de votre entreprise, mais sont hébergés sur de puissants serveurs internet, totalement sécurisé et protégé.

C'est le fameux Cloud Computing, qui désigne à la fois les SAAS (ou logiciel "full Web", ou "logiciel en ligne"), et toutes les données stockées, partagées, synchronisées en temps réel.

Vous utilisez votre logiciel favori avec votre navigateur internet (Google Chrome, Firefox, Internet explorer, Safari), quel que soit l’endroit où vous vous trouvez, et quand vous le voulez. Il suffit d’être connecté à Internet.
Il devient alors possible de travailler simultanément à plusieurs personnes de la même entreprise, même si ces personnes ne sont pas toutes dans les mêmes locaux, et pourquoi pas directement sur le chantier avec une tablette.

  • Commencez votre devis sur le PC du bureau,
  • Finissez-le sur votre Mac à la maison.
  • A la fin des travaux, facturez-le en 2 coups d'index sur votre tablette directement chez le client,
  • et transférez-le immédiatement sur sa boite mail.
Bel exemple de toute la puissance Cloud du SAAS ProGBat !

Sur quel matériel ProGBat fonctionne-t-il ?


ProGBat s'utilise sur tout matériel connecté à Internet :

  • PC
  • MAC
  • Tablettes

Et sur tous les navigateurs et systèmes d'exploitation :

  • Internet Explorer (à partir de IE10)
  • Edge
  • FireFox
  • Chrome
  • Safari
  • Windows
  • Mac OS
  • Androïd
  • Windows mobile...

Bien entendu, tous ces équipements peuvent être utilisés simultanément par plusieurs utilisateurs de la même entreprise.

C'est la magie du SAAS et du Cloud !

ProGBat est-il multi-utilisateur ?


ProGBat permet à plusieurs utilisateurs de votre entreprise de travailler simultanément sur le logiciel, à tout moment, quel que soit l'endroit où ces personnes se trouvent, et quel que soit le matériel informatique qu'elles utilisent.

La grande force du Cloud Computing est que toutes les données et informations traitées par ces utilisateurs sont mises à jour en temps réel, pour l'ensemble des utilisateurs de l'entreprise.

  • Votre assistante commerciale vient de saisir les informations d'un nouveau client, d'un nouveau chantier.
  • Créez immédiatement le devis à partir des informations qui viennnent d'être saisies, même si vous êtes en déplacement, et votre assistante au bureau.
  • Terminez votre devis, et appelez votre assistante pour qu'elle l'imprime et le mette au courrier avant 16 heures.

ProGBat est plus qu'un logiciel multi-utilisateur ; c'est un logiciel collaboratif.

Pourquoi passer de Excel à ProGBat ?


Comme beaucoup d'entrepreneurs, vous travaillez peut-être sur Word et Excel pour gérer votre activité.

Bien que ces outils soient très puissants, ils ne sont pas faits pour ça. Ces logiciels ne savent pas centraliser et lier des données, et vous devez à chaque devis, à chaque facture, repartir d'une page blanche, ou d'un "copier/coller" à l'origine de fréquentes erreurs.

Utiliser ProGBat, c'est :

  • Gérer très simplement des fichiers : clients, chantiers, fournitures, ouvrages....
  • Créer des devis en quelques clics grâce aux informations déjà enregistrées dans vos fichiers, sans les retaper à chaque fois,
  • Transférer automatiquement un devis en facture d'acompte, facture de situation, facture de fin de travaux, en 2 clics de souris.
  • Imprimer vos devis et factures sans vous soucier de la mise en page, tout se fait automatiquement.
  • Suivre vos échéances clients, votre planning chantiers, les devis en attente de réponse, les factures impayées,
  • Gérer vos achats, votre main d'oeuvre, consulter votre chiffre d'affaire et votre rentabilité à tout moment...

ProGBat va vous faire gagner du temps, car toutes les données de votre entreprise sont centralisées et liées entre elles, et que l'ergonomie, la puissance des moteurs de recherche intégrés, et la simplicité d'utilisation du logiciel vous permettront de gérer votre entreprise en toute sérénité.

Loi anti-fraude à la TVA :
Pour la majorité d'entre vous, l'utilisation d'un logiciel certifié conforme à la loi anti-fraude à la TVA est obligatoire depuis le 1er Janvier 2018.
Si vous travaillez sur Excel, assurez-vous de vos obligations en la matière.

Pour savoir si vous êtes concerné par cette loi, et donc par l'utilisation d'un logiciel certifié, répondez à ces 5 questions sur le site de l'administration fiscale (France uniquement), et surtout, prenez conseil auprès de votre expert comptable :

https://www.impots.gouv.fr/portail/suis-je-oblige-davoir-un-logiciel-de-caisse-securise

Mes données sont-elles en sécurité ?


Oui !

La sécurité est au centre des préoccupations de l'informatique.
Mais il faut bien distinguer 2 types de sécurité :

  • La sécurité liée au piratage d'informations.
  • La sécurité liée à la perte de données.

Au risque de surprendre, le plus grand danger pour vos données ProGBat n'est pas le piratage d'informations.
En effet, même si votre fichier client et vos factures sont précieux pour vous, ils n'intéressent pas beaucoup les pirates et autres hackers dont le but est de constituer des fichiers à très forte valeur ajoutée, qu'ils pourront revendre à prix d'or à de grosses sociétés commerciales, ou à qui veut bien les acquérir.
Il peut s'agir par exemple de fichiers de plusieurs centaines de milliers d'adresses mails volées à un site de vente en ligne, pour un autre site beaucoup moins recommandable.

Rassurez-vous, tout est mis en oeuvre pour assurer la protection du logiciel, des données et de nos serveurs contre les attaques extérieures.

Risque beaucoup plus important pour vous, la perte physique des données.

Vous allumez votre PC un matin, et là, plus rien, le disque dur a laché à cause de l'orage de hier soir !

ProGBat vous garantit la pérénité de vos données :

  • Sauvegarde automatique de vos données chaque nuit sur serveur distant,
  • Duplication automatique des sauvegardes sur des 3 serveurs d'archivage distants,
  • Ainsi, si un de nos disques dur venait à "crasher", vos données seraient immédiatement restaurées à partir des archives de la nuit.
  • Et si votre PC tombe en panne, utilisez simplement un autre ordinateur, toutes vos données sont toujours là.
Lisez cet article de notre blog sur la sécurité des données.

Que se passe-t-il si je ne renouvelle pas ma licence ?


Vous l'avez compris, ProGBat est un SAAS. Le logiciel n'est donc pas installé sur votre ordinateur, et votre licence d'utilisation a une durée limitée, selon votre choix. (1 mois, 6 mois, 1 an).

A chaque fin de période, vous êtes libre de décider, sans aucune contrainte, ni explication, et encore moins de frais, de ne plus utiliser ProGBat pour gérer votre entreprise.

  • Une fonctionnalité du logiciel vous permet d'exporter au format CSV (Excel), l'ensemble de vos données exploitables : clients, chantiers, devis, factures, etc..., pour les réutiliser éventuellement dans un autre logiciel.
  • Vous n'êtes donc pas "prisonnier" de ProGBat, là où certains de nos concurrents vous font payer l'export de vos données.
  • Bien que limité, votre accès au logiciel, et toutes vos données, restent disponibles pendant 3 mois.
  • Au delà, sans demande de votre part, votre espace client, et toutes vos données, sont supprimés de nos serveurs.

Autrement dit, ProGBat, c'est la Liberté.

  • Liberté de travailler sur n'importe quel matériel informatique,
  • Liberté de travailler quand on le souhaite, où que l'on soit,
  • Liberté de partager et de collaborer dans l'entreprise,
  • liberté de choisir sa durée d'engagement
  • Liberté de quitter ProGBat, sans frais, ni justification.

Bienvenue dans le monde du Cloud !